BayReply

How we work

Plain answers about process, your data, contracts and our guarantee. Versión en español abajo.

1. The process (live in 14 days)

  1. Day 0 – Free 15-min lead audit. We test how fast your business answers today and send you the results.
  2. Days 1–3 – Kickoff. You share services, prices, hours, FAQs and your calendar access. You decide what the assistant may and may not say.
  3. Days 4–10 – Build. We write and test the English and Spanish replies with your real questions.
  4. Days 11–13 – Your approval. You test it yourself. Nothing goes live until you approve it.
  5. Day 14 – Launch, then a weekly report: inquiries handled and appointments booked.

2. How we handle your data

  • We collect only what's needed to answer and book: name, contact info, the request and the chosen time.
  • Leads go to you (your calendar, email or CRM). We don't sell or share your customers' data, and we don't use it to market to them.
  • Access is limited to the people running your account; you can revoke our access at any time.
  • On cancellation, we export your data to you and delete our copies on request.
  • The assistant is set up not to give medical or legal advice, and hands off sensitive or unclear conversations to your team.
  • We work with your existing tools and their own security settings. We don't claim certifications we don't hold; if your practice needs a HIPAA business associate agreement, we discuss it before starting.

Details: Privacy policy · Terms

3. No long-term contracts

  • A short 3-month minimum, then month-to-month. No annual contract.
  • Pricing is published on our pricing section; no hidden fees.

4. The guarantee

20 inquiries handled and 5 appointments booked in your first 30 days, or we refund 100% of your setup fee (conditions in the terms).

5. Who you work with

Kevin Hurst, founder, is your direct contact: [email protected] · +1 530-808-5797. We reply within one business day.

Cómo trabajamos

1. El proceso (funcionando en 14 días)

  1. Día 0 – Diagnóstico gratis de 15 min. Medimos qué tan rápido respondes hoy y te enviamos el resultado.
  2. Días 1–3 – Inicio. Nos compartes servicios, precios, horarios, preguntas frecuentes y acceso al calendario. Tú decides qué puede y qué no puede decir el asistente.
  3. Días 4–10 – Construcción. Escribimos y probamos las respuestas en inglés y español con tus preguntas reales.
  4. Días 11–13 – Tu aprobación. Lo pruebas tú. Nada se publica sin tu visto bueno.
  5. Día 14 – Lanzamiento y reporte semanal: consultas atendidas y citas agendadas.

2. Cómo manejamos tus datos

  • Solo recogemos lo necesario para responder y agendar: nombre, contacto, la solicitud y la hora elegida.
  • Los clientes llegan a ti (tu calendario, correo o CRM). No vendemos ni compartimos sus datos.
  • El acceso se limita a quienes operan tu cuenta; puedes quitarnos el acceso cuando quieras.
  • Si cancelas, te entregamos tus datos y borramos nuestras copias si lo pides.
  • El asistente no da consejo médico ni legal y pasa a tu equipo las conversaciones delicadas.
  • No decimos tener certificaciones que no tenemos; si tu consultorio necesita un acuerdo HIPAA (BAA), lo hablamos antes de empezar.

3. Sin contratos largos

Un mínimo corto de 3 meses y luego mes a mes. Sin contrato anual.

4. La garantía

20 consultas atendidas y 5 citas agendadas en tus primeros 30 días, o te devolvemos el 100% de la instalación.

5. Con quién trabajas

Kevin Hurst, fundador, es tu contacto directo. Respondemos en un día hábil.